Najważniejszy jest klient

Urząd Gminy w Chmielniku przystąpił do wdrażania systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001.

            Urząd Gminy w Chmielniku wraz z jedenastoma innymi jednostkami samorządu terytorialnego z terenu Podkarpacia przystąpił do projektu „Nowa jakość pracy w podkarpackich samorządach”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu V „Dobre zarządzanie”, Działanie 5.2 „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej”. Instytucją pośredniczącą II stopnia jest Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie. Efektem jego realizacji ma być wdrożenie i certyfikowanie systemu zarządzania jakością, zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009. Beneficjentem projektu jest Centrum Rozwoju Społeczno-Ekonomicznego z siedzibą w Sielcu.

Na terenie całego kraju coraz więcej urzędów decyduje się na wdrożenie systemu zarządzania jakością (SZJ). Przywiązują one bowiem coraz większą uwagę do standardów świadczonych przez siebie usług. Dbałość o klienta to już nie tylko obowiązek, lecz konieczność w zmieniającej się ciągle rzeczywistości. Rosną bowiem oczekiwania i wymagania klientów urzędu. Oczekują oni, że będzie dla nich przejrzysty i przyjazny, że przychylni urzędnicy przekażą im pełną i wyczerpującą informację, że ich sprawa zostanie załatwiona bez zwłoki i przeszkód. Ciągłe doskonalenie w celu spełnienia tych oczekiwań jest dużo łatwiejsze kiedy jednostka administracji samorządowej posiada skuteczne narzędzie zarządzania jakim jest SZJ zgodny z ISO 9001. Efektywne zarządzanie jednostką ma także wpływ na rozwój gospodarczy regionu – od sposobu załatwienia sprawy w urzędzie, wiarygodności jednostki zależy nierzadko jaką lokalizację dla swej inwestycji wybierze przedsiębiorca.

Urząd Gminy w Chmielniku również chce podnosić standardy świadczonych usług oraz korzystać z możliwości jakie daje wdrożenie ISO - stąd decyzja o przystąpieniu do projektu i wdrożeniu tego systemu.

Umowę z Centrum Rozwoju Społeczno-Ekonomicznego podpisano 5 czerwca br. W jej ramach Centrum przeprowadziło szkolenia dla 2 pełnomocników ds. systemu zarządzania jakością, 3 auditorów wewnętrznych, a także szkolenia ogólne dla wszystkich pracowników. Zapewnia także doradztwo z zakresu wdrażania ISO oraz audit zewnętrzny certyfikujący.

Postanowienia umowy są obecnie w trakcie  realizacji. Aktualnie trwają końcowe prace nad dokumentacją systemu, w których uczestniczy konsultant z CRSE i rozpoczyna się wdrożenie. Kolejnym etapem będzie przegląd systemu zarządzania jakością i audit wewnętrzny, a następnie zgłoszenie systemu do certyfikacji.

Co da nam ISO?

            Uzyskanie certyfikatu postawi nasz urząd w gronie jednostek administracji samorządowych  nowocześnie i sprawnie administrowanych. System zarządzania jakością zgodny z ISO 9001, to korzyści dla samego urzędu i jego pracowników, ale przede wszystkim dla klientów. Jego wprowadzenie wpłynie na uporządkowanie pracy w jednostce i usprawnienie jej funkcjonowania. W praktyce ułatwienia te spowodują, że np. klienci załatwiający daną sprawę w urzędzie otrzymają dokładną informację w formie karty usług, z której dowiedzą się jakie dokumenty należy przynieść, jaki jest koszt opłaty skarbowej, w jakim pokoju, u kogo mogą daną sprawę załatwić, itp. Potrzebne druki będą także zamieszczone w Internecie, co ułatwi i skróci w znacznym stopniu czas załatwianej sprawy.

            Certyfikowany system zarządzania jakością, to gwarancja świadczenia usług na stałym, wysokim poziomie oraz ciągłe doskonalenie i dostosowywanie do oczekiwań klientów.

Magdalena Wdowik - Reczek

27.10.2009 r.